Trước kia tôi cứ nghĩ, HDV chỉ cần ăn nói lưu loát, hoạt ngôn và hài hước là đủ. Đến khi hành nghề mới biết, tư duy đó chỉ như một đứa trẻ mới lớn, chập chững bước đi vào nghề. Thất bại, nối tiếp thất bại cho đến khi bản thân thật chán nản với cái nghề. Không nói đến việc "bể tour" chỉ riêng những chuyến đi nhận được đánh giá tốt từ khách hàng, nhưng... ngoài kia bao nhiêu HDV cũng được đánh giá tốt? Xong, số lượng tour nhận được cũng không đủ nuôi sống bản thân. Biết bao nhiêu đồng nghiệp đã từ bỏ đam mê với nghề HDV này.
Nếu không quá nhiều sự cố đến từ dịch vụ, thì việc một chuyến tour "thành công" là chuyện rất bình thường đối với người HDV. Riêng tôi, nó không gọi là "thành công", nó chỉ đơn giản là hoàn thành chuyến đi. Đối với tôi, cho dù hành trình có vài sự cố, thì một HDV thành công là ngoài nhận được sự phản hồi tích cực của chuyến đi. Đó còn là sự chủ động dành lời khen cho HDV từ phía khách hàng với công ty du lịch. Đó là, việc yêu cầu HDV tiếp tục phục vụ cho đoàn lần sau. Đó là sự ngập ngừng khi nhắc đến tên Hướng Dẫn, nhưng lại kể rất chi tiết những khoảnh khắc của chuyến hành trình cũ, sau một hai năm gặp lại.
Có thể nhiều bạn cho là cầu toàn, nhưng nếu không có một thước đo nào, thì chúng ta biết phấn đấu điều gì và phấn đấu cái gì? Vì vậy hôm nay, chia sẻ một loại chìa khóa vạn năng "Giao tiếp" để mở tất cả cánh cửa, trong mọi hành trình. Đem đến sự trải nghiệm cho khách hàng và thành công cho người hướng dẫn.
KỸ NĂNG GIAO TIẾP
SỰ ĐA DẠNG VỀ VĂN HÓA TRONG CHUYẾN HÀNH TRÌNH
Văn hóa du khách:
Một chuyến đi có quá nhiều thứ mà HDV cần quan tâm, bị chi phối bởi kinh nghiệm dẫn đoàn (tuyến điểm, thuyết minh cái gì, nghiệp vụ ra sao, dịch vụ thế nào...?), ta thường ít chú ý đến đối tượng của hành trình. Điều này khá quan trọng trong giao tiếp. "Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng" thật vậy, độ tuổi, giới tính, trình độ, thói quen, nghề nghiệp của một người ảnh hưởng rất lớn đến khả năng giao tiếp của bạn.
Nếu không hiểu về văn hóa của người nghe, không hiểu về thói quen tiếp nhận thông tin của khách hàng thì lời nói, cũng giống như một hành động "ném đá dò đường". Nếu hiểu về du khách bạn chủ động hơn trong việc lựa chọn ngôn ngữ và phong cách hướng dẫn cho từng đoàn du khách. "Hãy nói điều người khác muốn nghe, đừng nói điều mình muốn nói"!
Loại hình du lịch và văn hóa công ty:
Khi tiếp xúc với du khách, có khi nào bạn cảm thấy hoang mang và không biết phải làm gì không? Nên thuyết minh nhiều, tổ chức nhiều hoạt động để khuấy động không khí hay là để cho khách thư giãn nghỉ ngơi...
Có những tình huống dở khóc dở cười. Trường hợp, HDV nhiệt tình, thuyết minh đến mức khách truyền tai nhau "Trời ơi, phải lên xe nữa hả, đi nghỉ dưỡng mà không khác gì đi học lịch sử". Hay những chương trình kết hợp sự kiện, khách tham gia sự kiện không có một chút năng lượng. Hỏi ra mới biết, HDV thấy khách lớn tuổi nên hoạt động rất ít trên xe, đa phần thời gian để khách nghỉ ngơi. Hoặc có những chương trình tham quan tâm linh, HDV toàn thuyết minh về chủ đề văn hóa và thắng cảnh... Nói chung, có rất nhiều tình huống vì không nắm được loại hình du lịch của chuyến đi mà HDV tổ chức những hoạt động không phù hợp. Điều này ảnh hưởng rất lớn sự trải nghiệm của khách trong tổng thể cuộc hành trình.
Ngoài ra, HDV cũng cần chú ý đến văn hóa của công ty du lịch. Tuy đa phần văn hóa doanh nghiệp không ảnh hưởng trực tiếp đến hành trình. Nhưng các bạn làm hdv tự do, có đôi lúc không quen với quy trình của doanh nghiệp, cũng gây khó khăn trong công tác phục vụ, hoặc mang văn hóa công ty này áp dụng cho công ty kia. Nên cần chú ý đến văn hóa của doanh nghiệp khi nhận bàn giao. Nếu có thể, cũng nên dành thời gian để trò chuyện nhiều hơn với điều hành, để hiểu rõ hơn về văn hóa doanh nghiệp. Nó sẽ giúp HDV, vừa tạo mối quan hệ vừa giúp chủ động hơn trong các tình huống thực tế trên chuyến tour.
Văn hóa địa phương, những điều cần biết về cung cấp dịch vụ:
KỸ NĂNG LẮNG NGHE
Lắng nghe thụ động:
Chúng ta hay nghĩ "nghe thụ động" là kiểu nghe không tích cực. Không quan tâm đến điều mình nghe, hoặc không có cảm xúc gì khi nghe khiến người nói cảm thấy không được tôn trọng. Nhưng có một số trường hợp, bạn cần nghe thụ động. Nghe thụ động mà mình nói tới, chỉ đơn giản là bạn nghe mà thôi, vẫn cần chú ý đến nội dung, một chút biểu cảm, nhưng tốt nhất không nên nói gì, tương tác gì hoặc có bất kỳ cảm xúc gì... vì nó sẽ làm cảm xúc của người nói nghiêm trọng hơn, người nói đang muốn nói, bạn chỉ cần nghe là đủ.
Tác dụng của việc nghe thụ động giúp giải tỏa cảm xúc của người nói. Người khác tin tưởng tâm sự với bạn, bạn hãy tôn trọng điều đó và đó là bí mật riêng giữa hai người. Thay vì tốn thời gian chia sẻ lại nội dung bạn nghe được khi có ai tâm sự, thì bạn nên giúp mình chia sẻ bài viết này... ! (đã gọi là thụ động thì nội dung hãy xem như một cơn gió thoảng qua).
Lắng nghe chủ động:
Nghe chủ động đòi hỏi mức độ tương tác hợp lý. Biết cách đặt câu hỏi để mở rộng vấn đề, khích thích người nói, cho họ thấy chọn bạn để trò chuyện là điều đúng đắn vì bạn là người biết cách lắng nghe. Đây là kỹ năng khó, đòi hỏi sự quan sát nhạy bén và tinh tế, cách kết hợp các kỹ năng mềm trong giao tiếp, sự trải nghiệm sâu sắc. Chúng ta từng nghe ai đó nói "bạn có thể tốn một năm để học nói, nhưng phải tốn cả đời để học lắng nghe"
Nghe chủ động giúp bạn hiểu được tận gốc của vấn đề mà đôi lúc người nói không đủ ngôn từ để diễn ta. Giúp bạn hiểu được nhu cầu, điều mà người khác quan tâm. Giúp bạn hiểu được văn hóa của đối tượng... Từ đó có cách ứng xử phù hợp với từng đối tượng giao tiếp.
Tóm lại, nghe chủ động hay bị động thì chỉ là phương pháp. Nếu biết cách áp dụng đúng người, đúng thời điểm thì phương pháp sẽ tạo ra hiệu quả bất ngờ trong giao tiếp. Trải nghiệm càng nhiều trong cuộc sống bạn sẽ biết cách áp dụng hiệu quả kỹ năng lắng nghe.
NGÔN NGỮ PHÙ HỢP
Sử dụng ngôn từ phù hợp
Bạn có tin, chỉ cần xưng hô hợp lý thì bạn đã ghi điểm đối với khách hàng. Hướng dẫn viên thường áp dụng phong cách quen thuộc cho mọi hành trình... Điều đó không sai, nhưng hiệu quả của mỗi hành trình sẽ khác nhau. Nếu chỉ dừng lại ở việc hoàn thành chuyến đi. Theo quan điểm của mình, chỉ cần bạn quan tâm đến hai mục trên, kết hợp khả năng chăm sóc khách hàng (mình sẽ chia sẻ ở chủ đề khác) và bạn kiên trì trải nghiệm thật nhiều hành trình đã đủ kinh nghiệm cho bạn. Không cần tiếp tục đau đầu, mỏi mắt cho một rừng chữ ở dưới.
Kinh nghiệm thực tế mà bản thân mình được trải nghiệm là: "khách hàng không hài lòng vì Hướng dẫn viên lịch sự" Bạn... đọc không sai đâu "lịch sự" cũng bị chê như thường, vì... khách không cần. Đối với một số đoàn, ngôn từ trang trọng chỉ làm cho khoản cách của bạn với khách ngày một xa hơn. Đến khi, hướng dẫn và du khách không còn sự gắn kết, gần gũi thì... bạn còn có thể nói được điều gì? Nhưng sử dụng ngôn từ bình dân hoặc những câu đùa thiếu sự tôn trọng thì... nó để lại hậu quả còn kinh khủng hơn nữa.
Một điều rất khó chịu trong việc sử dụng ngôn từ đối với hướng dẫn mới vào nghề là tầng lớp trí thức. Khách đã phải giữ hình ảnh của bản thân trong cả năm trời làm việc, lâu lâu mới có dịp bung xõa thoải mái để đi chơi. Còn bắt gặp hình ảnh của mình trên người của hướng dẫn viên thì chỉ gợi lại những giây phút căng thẳng trong công việc. Còn sử dụng ngôn từ bình dân thì lại thiếu sự trang trọng mà khách hàng mong muốn.
Rèn luyện cho mình khả năng tư duy ngôn từ, vốn từ ngữ phong phú, kết hợp với việc am hiểu nhu cầu giao tiếp của khách hàng là chìa khóa vàng trong lòng du khách. Nó sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt với khách hàng. Chúng ta có thể kiểm nghiệm, giữa một đoàn gần gũi với hướng dẫn và một đoàn hướng dẫn làm việc theo kinh nghiệm và phong cách của nghề. Hãy đánh giá kết quả sau chuyến đi để thấy sự khác biệt.
Trò chuyện gần gũi, đơn giản và rõ ràng
Bệnh nghề nghiệp của hướng dẫn là nói dài dòng, nói theo cấu trúc, dẫn chứng, so sánh... trong khi đa số người nghe chỉ tập trung vào nội dung chính của vấn đề. Đây là một loai bệnh tâm lý mà mình thấy ai làm hướng dẫn cũng mắc phải. Nó xuất phát từ nhận thức "làm nghề" đây là công việc ! Tạo thành một thói quen xấu trong giao tiếp. (bản thân mình cũng vậy).
Muốn khắc phục lỗi trên trong giao tiếp, bạn cần phải kiểm soát lời nói, tập trung vào nội dung cần nói, nói một cách đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng. Nếu bạn xem khách hàng như một người bạn vùng khác đến thăm quê hương của mình. Hướng dẫn viên chỉ là người bạn đồng hành để bạn của mình có chuyến đi thú vị, thì hiệu quả giao tiếp sẽ thân mật, gần gũi hơn. Mình nhận ra lỗi giao tiếp này, khi mình trong vai một du khách. Đến và gặp những người bạn địa phương nhiệt tình, họ dẫn mình khám phá các địa điểm, họ cho mình biết những thông tin thú vị của quê hương họ và chuyến đi đó thật vui vẻ bên cạnh những người chả có tý kỹ năng gì của hướng dẫn viên.
Mục này như một lời nhắc nhở bản thân của tác giả, cứ mỗi lần đặt công việc vào tư duy là chắc cú một điều: lời nói mang tính chất bài bản, dài dòng không cần thiết, thậm chí còn mang nó vào trong giao tiếp hằng ngày (dài dòng, nói xong còn không hiểu mình vừa nói gì?). Bạn đừng hiểu lầm là không nên đặt công việc vào chuyến đi. Nó chỉ không cần dùng khi giao tiếp với khách để tạo sự gần gũi. Trách nhiệm và vai trò của hướng dẫn viên vẫn được đặt lên hàng đầu khi xử lý những việc, liên quan đến nghiệp vụ.
Ngữ điệu phù hợp cho từng hoàn cảnh.
Thật là tuyệt vời, khi bạn biết đặt để cảm xúc một cách phù hợp. Khi thì hùng hồn, khi thì nhẹ nhàng, khi thì vui vẻ, khi thì lắng đọng... Tất cả các cảm xúc trên đều có thể tạo ra từ ngữ điệu trong lời nói. Tần số dao động của âm thanh khác nhau sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cảm xúc của người nghe. Nếu bạn đủ khả năng làm chủ những tần số này, nghĩa là bạn chủ động tạo ra cảm xúc như mong muốn. Chính những cảm xúc này nói nên sự khác biệt, nét đặc trưng và nó sẽ để lại dấu ấn không thể quên trong lòng khách hàng.
Trường hợp thật tế mình trải nghiệm về ngữ điệu là hành trình đến thành phố Đà Lạt. Mình may mắn đồng hành với bậc thầy về nghệ thuật kể chuyện... những câu chuyện rất đỗi bình thường đối với du khách đã từng nhiều lần đến với xứ sở tình yêu. Nhưng qua lời kể của anh, nó dường như sống lại những cảm xúc trong đoàn khách, có một số khách không kiềm được cảm xúc mà chia sẻ "đây là phiên bản nghe hay nhất từ trước đến nay, nổi hết cả da gà qua lời kể của hướng dẫn" ! Lời nói thôi mà, anh ta làm được chúng ta cũng làm được.
LINH ĐỘNG TRONG CÁC TÌNH HUỐNG
Xác định đúng vấn đề
Trong giao tiếp, việc hiểu rõ vấn đề người khác nói hay nói đúng vấn đề cho người khác hiểu, là một điều không dễ. Phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố chủ quan lẫn khách quan, nhất là kiểu giao tiếp của người Việt. Không phải điều tiêu cực, nhưng người Việt rất hay sử dụng "nghĩa bóng" trong giao tiếp.
Đó là lý do mà mình đề cập đến thế giới quan của khách hàng, nó rất quan trọng trong giao tiếp của hướng dẫn viên. Tránh được những tình huống người nói một đằng, người nghe hiểu một nẻo ! Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến sự trải nghiệm của chuyến đi.
Những lời phàn nàn, thâm chí là lời khen... đều có vấn đề phía sau ngồi chỉ đạo, nếu xác định được chính xác nguồn gốc thông qua khả năng quan sát. Mình tin là mỗi bạn hướng dẫn dù có kinh nghiệm hay không, cũng đủ khả năng làm hài lòng khách hàng.
Tư duy tích cực
Một yếu tố nữa ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả giao tiếp là tư duy. Một hướng dẫn viên không thể giao tiếp thành công với du khách khi có lối tư duy tiêu cực. Những tình huống trong hành trình nó đều có phương pháp để giải quyết. Điều đầu tiên, cần có tư duy tích cực trong tình huống.
Điều cần chú ý, tư duy tích cực được nói đến là tư duy chủ động, không phải là tư duy tích cực cưỡng chế. Nó phải đến tự nhiên từ thói quen nhìn nhận vấn đề một cách tích cực, nếu bạn ép tư duy phải tích cực trong một số tình huống tiêu cực, thì nó lại là một thảm họa trong giao tiếp, rất dễ khiến cho người khác cảm thấy bạn sống giả tạo. Nó có thể gây ra hiện tượng ức chế tâm lý tạm thời, chỉ cần thêm một tác nhân dù rất nhỏ sẽ gây bùng nổ cảm xúc.
Nếu có những tình huống tiêu cực xảy ra, bạn cần nhìn nhận đúng và chấp nhận nó. Xong, thay cho việc chán nản, phàn nàn hãy nghĩ cách xử lý nó theo nguyện vọng của khách hàng trên mục tiêu của hành trình. Rất nhiều bạn học về tư duy tích cực, rồi nhìn nhận vấn đề tích cực thái quá, lệch lạc... hdv ai cũng sợ hành trình có sự cố (mình cũng vậy). Nhưng nếu đã phòng tránh mà vẫn không thoát khỏi nó, hãy vượt qua nỗi sợ và chấp nhận nó, thẳng thắng trao đổi với khách, rồi xử lý nó bằng những phương pháp tốt nhất bạn có thể nghĩ ra, hoặc liên hệ với những anh chị có kinh nghiệm trong ngành để được tư vấn hướng xử lý. Nó thể hiện bản lĩnh của hdv xứng đáng với niềm tin của công ty và khách hàng giao cả chuyến hành trình cho bạn.
Theo dõi cảm xúc của khách
"Đừng tin vào bản thân" không biết nói câu này có ai chửi mình không? nhưng thật sự là vậy. Suy nghĩ và chuẩn bị của bạn trước chuyến đi có thể phù hợp với đoàn này, nhưng không phù hợp với đoàn khác. Nếu bạn muốn là hdv chuyên nghiệp thì đừng tin hoàn toàn vào bản thân.
Không bảo bạn phải "tự ti" nhưng hãy nghi ngờ khả năng và sự hiểu biết của chính mình. Quan sát cảm xúc của khách hàng thường xuyên để xác định mức độ phù hợp của bạn với đoàn khách. Có bạn hỏi mình "tại sao em thuyết minh từ nguồn tài liệu chính thống mà khách cứ bảo em thuyết minh sai?" Đặt sai câu hỏi rồi, nên hỏi là "thế nào là chính thống? chính thống với ai? có chính thống với đoàn khách mà mình đang phục vụ không?" Bạn là hdv, không phải là nhà khoa học. Bạn đang phục vụ khách hàng không phải đang bảo vệ luận án. Những chủ đề nhạy cảm dễ gây tranh cãi nếu bạn muốn thuyết minh thì hãy dùng ngôn từ và ngữ điệu khách quan, thậm chí là gợi mở để chủ đề của bạn tạo sự thú vị và gây sự tò mò trong tâm lý của khách hàng có phải tốt hơn là cố bảo vệ sự hiểu biết của chính mình.
Hãy theo dõi cảm xúc của khách thường xuyên để linh động điều chỉnh phù hợp với thực tế của đoàn sẽ giúp chuyến đi của bạn được tốt hơn. Để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng du khách. Hãy để mỗi chuyến đi là sự trải nghiệm thú vị, đừng biến nó thành chuyến hành trình gây ức chế cho cả bạn và khách hàng.
Điều tiết cảm xúc bản thân
Mình có chia sẻ vấn đề này trong rất nhiều bài viết về kỹ năng. Cái gì "quá" cũng không tốt, tiết chế cảm xúc phù hợp lúc nào cần sôi động, lúc nào cần lắng động, lúc nào cần suy nghĩ, lúc nào cần thư giản... Nhất là các yếu tố hài hước, có nhiều bạn thấy vui thế là khai thác quá mức. khiến cho nó trở nên nhàm chán. Cân chỉnh mức độ vừa phải sẽ giúp chuyến hành trình có nhiều cảm xúc hơn.
HDV là người chia sẻ năng lượng, làm chủ cảm xúc của hành trình. Để làm được điều đó trước tiên bạn phải làm chủ được cảm xúc của bản thân.
Linh động trong từng tình huống
Để có được khả năng linh động trong các tình huống, bạn phải có kiến thức rộng và am hiểu về nghề của mình. "Linh động" là khi bạn có quyền chọn một trong nhiều phương pháp hoặc cách để xử lý tình huống. Nếu chỉ có một sự lựa chọn thì lấy cái gì để linh động. Vì thế để linh động trong bức tranh của cuộc hành trình, bạn phải là người đa màu sắc.
Tóm lại
Nghề hướng dẫn viên đối với mình rất thú vị, nghề mà cho bạn tiếp xúc với nhiều văn hóa khách hàng khác nhau, văn hóa doanh nghiệp lữ hành cũng như văn hóa đa dạng của từng địa phương. Một môi trường giúp bạn học và phát triển khả năng giao tiếp. Để một chuyến hành trình không dừng lại chỉ là "hoàn thành chuyến đi" mà nó còn để lại những cảm xúc, trải nghiệm khó quên trong lòng khách hàng.
“Bạn có suy nghĩ gì về chủ đề này, hãy chia sẻ ở phần bình luận dưới bài viết (nhấn thông báo cho tôi trước khi xuất bản bình luận để nhận cập nhật bình luận mới nhất), mỗi ý kiến của bạn là động lực dành cho tác giả. Nếu bạn thấy bài viết có giá trị hãy chia sẻ để nhiều người biết đến bài viết ! Chân thành cảm ơn sự đóng gớp của các bạn”
0 Nhận xét